COMO ELABORAR UN BUSINESS CASE PARA PROYECTOS DE IT

Como Gerente de IT, cuando se pide fondos para ejecutar un Proyecto, se compite con otros proyectos corporativos sobre la utilización de un Presupuesto común de inversiones. Su habilidad para la obtención de estos fondos se basa en establecer las métricas correctas, realizar la medición de las mismas antes y después del proyecto, y demostrar beneficios cuantificables. A esto se le deberá sumar una adecuada comunicación de expectativas “pre-proyecto” y finalmente los resultados obtenidos a quienes aprobaron el presupuesto de inversión.
Por esto, para determinadas inversiones significativas, se debe realizar un Business Case que obtenga una foto de la realidad actual, cuantifique las variables actuales, y luego proyecte los beneficios cuantitativos, teniendo en cuenta “el paso del tiempo” y su impacto sobre los flujos de fondos. La no realización de un Business Case ante inversiones significativas implica aceptar una innecesaria exposición política del CIO ante la incertidumbre sobre el rendimiento de los fondos que le han sido asignados para cumplir un objetivo de contribución al negocio.
Por ésto, algunos indicadores financieros que no deben dejar de incluirse en el Business Case son los siguientes:

  • Período de recuperación (Payback)
  • Valor actual neto (VAN)
  • Tasa interna de retorno (TIR)

PERÍODO DE RECUPERACIÓN: También denominado payback, paycash, payout o payoff, indica el tiempo que la empresa tardará en recuperar la inversión, con la ganancia que genera el negocio. Es una cantidad de meses o años.
Puede calcularse en forma simple, sumando los resultados netos al monto de la inversión inicial, hasta llegar a cero (conocido como break-even). En este caso no se estaría considerando el “valor tiempo del dinero”, por lo que, si el plazo analizado es extenso, se produce una distorsión de valores (se comparan pesos de un momento con pesos de 12, 24 o 36 meses después). Por esto, también es útil calcular el período de repago compuesto en el que se incorpora una tasa al flujo de fondos que refleja las diferencias temporales.
El Período de recuperación apropiado depende de cada compañía y de sus necesidades de liquidez de fondos. En paises desarrollados tener un Payback de 3 años puede considerarse “positivo”, pero en paises emergentes, este mismo valor puede abortar el proyecto.
El problema que presenta aceptar una inversión sólo con el Payback, es que esta variable, ignora que ocurre con el rendimiento de los fondos después del Break-even, y no incluye la variable “tiempo” que afecta al valor del dinero.
VALOR ACTUAL NETO (VAN): Es el valor de la inversión en el momento cero, descontados todos sus ingresos y egresos a una determinada tasa, que refleja las expectativas de retorno depositadas en el proyecto. Indica un monto en pesos que representa la ganancia que se podría tomar por adelantado al comenzar un proyecto, considerando la “tasa de corte” establecida.
Uno de los puntos conflictivos en torno al VAN es la determinación de la tasa seleccionada y por qué. Esencialmente, hay cuatro opciones:

  • el interés del mercado
  • la tasa de rentabilidad de la empresa
  • una tasa cualquiera elegida por el inversor
  • una tasa que refleje el costo de oportunidad (ya que representa la rentabilidad a la que se renuncia al invertir en el proyecto en lugar de invertir en otra inversión, generalmente libre de riesgos)

De todas maneras, esta pregunta es respondida fácilmente por el CFO, cuya respuesta se incluye directamente como tasa de descuento en el Business Case.
Para el caso del VAN, se presenta el problema cuando se tiene que elegir entre 2 inversiones, sólo contemplando esta variable. Si el VAN de 2 inversiones es igual a $1000, no implica que convenga por igual la inversión en los 2 proyectos, ya que uno puede requerir un capital de $50.000 y el otro $100.000. Por esto, se debe evaluar conjuntamente la Tasa Interna de Retorno (TIR) que describimos a continuación.
TASA INTERNA de RETORNO (TIR): Es la tasa de interés efectiva que da la inversión en el negocio en evaluación. Es la máxima tasa que es posible pagar por el financiamiento de un proyecto, ya que devolviendo un préstamo con esa tasa, con los ingresos generados, el proyecto no daría ganancia ni pérdida.
En otras palabras es el retorno esperado que se obtendrá por realizar la inversión en este Proyecto de IT, que debe ser mayor que la Tasa de Descuento o el Costo de Oportunidad.

ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD: En todo proyecto se trabaja con algunos factores sobre los que se tiene poder de decisión (variables controlables), y otros sobre los que solo se pueden realizar estimaciones (variables no controlables). Para este caso, típicamente se realizan Análisis de Sensibilidad que incluyen variables como:

  • Inflación
  • Entorno Político
  • Problemas Legales
  • No disponibilidad
  • Cambio de Producto
  • Problemas Financieros del Proveedor

que deben afectar las variables cuantitativas y exponer sus cambios ante la aparición de estas variables no controladas a través de Escenarios tipo (“What if?”)

Finalmente y como resumen, es conviente tomar los 3 criterios para elegir donde invertir:

1) PAYBACK, que se valida en la Compañía si es adecuado o no de acuerdo a las necesidades de flujos de fondos.
2) VAN, donde se acepta las inversiones que tienen el VAN positivo.
3) TIR, donde se acepta las inversiones que ofrecen tasas de rentabilidad que superan el costo de oportunidad del capital.

…Nosotros, e-STRATEGA, podemos ayudarlo a…

» Analizar las variables actuales antes del Proyecto.
» Proyectar estas variables luego del Proyecto.
» Elaborar el Business Case, incluyendo el VAN, la TIR y el Payback del Proyecto.
» Calcular el “gap” entre lo proyectado y lo real.