COMO ELABORAR UN REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) “WORLD-CLASS”

Podemos identificar tres escenarios de Licitaciones donde la elaboración de un RFP es necesaria:

  • Donde la inversión o el gasto a realizar es significativo.
  • La cantidad de Proveedores es numeros.
  • El Producto o Servicio es complejo.

El Documento”RFP” está estructurado en distintas Secciones. En la primera de ellas, se describe el Alcance de esta licitación y su Objetivo, con suficiente información para que el Proveedor determine rápidamente si puede satisfacer al Cliente o no. En esta Sección, se deberá detallar lo siguiente:

  • Objetivo que tiene el Cliente con esta Licitación.
  • Alcance en Productos y Servicios requeridos.
  • Factores críticos de éxito.
  • Criterios de Evaluación de Propuestas y Proveedores
  • Metodología del Proceso de Licitación.
  • Marco de Tiempo para .
  • elaboración.
  • aclaración de dudas.
  • entrega y presentación de Propuesta.
  • elección de la mejor Propuesta.
  • notificación a los Proveedores no elegidos y al elegido.
  • Responsable ante los Proveedores de la Licitación

Por otro lado, se deberá confeccionar la Sección de Especificaciones detalladas, extendiendo el contenido incluido en el Alcance, pero con un nivel de detalle que inhiba a los Proveedores de hacer “interpretaciones” que influyan negativamente en sus Propuestas. Se recomienda fuertemente la elaboración de Plantillas incluidas como “Anexos” donde los Proveedores estén obligados a llenarlas, ya que esto facilita la comparación entre todas la propuestas.
Luego, si el Producto o Servicio requiere desarrollar una relación de largo plazo con el Proveedor, requerir datos del mismo como:

  • Años de Vida de la Compañía.
  • Cantidad de empleados fijos y contratados.
  • Balance de los últimos 2 años.
  • Ventas totales, Ventas domésticas, Ventas del Producto o Servicio en particular del último año.
  • Clientes totales, Clientes del Producto o Servicio en particular.
  • Referencias en los Clientes.
  • Alianzas Estratégicas

En la Sección Económica, deberán ser distinguidos los Costos única vez (OTC) y los Costos Recurrentes que apliquen tanto en el Hardware, en el Software y/o en la Consultoría Técnica, con el objetivo de medir el impacto real económico del Proyecto. En los casos que aplique, se recomienda elegir un marco de tiempo de por lo menos 3 años para asegurar una equitativa distribución de costos

Para terminar, queremos emitir algunos consejos:

  • Elija tantos Proveedores como ud pueda evaluar.
  • No acorte los tiempos de elaboración de las Propuestas.
  • Asigne tiempos de “aclaración de dudas” ante de la entrega de las Propuestas.
  • No se comunique con los proveedores durante los tiempos de Licitación.
  • Informe los resultados de su elección a todos los Proveedores.

…Nosotros, e-STRATEGA, podemos ayudarlo a…

» Liderar todo el Proceso de Licitación.
» Elaborar un RFP y el Contrato consecuente.
» Analizar desde lo técnico, funcional, económico y estratégico las Propuestas.
» Realizar el benchmarking sobre otros Clientes.