Change Management

¿Cuándo es necesario implementar acciones de Change Management?

Estas pueden ser situaciones que se viven en su empresa, para las que gestionar el cambio es clave:

· Actualización de tecnología sistemas
· Reestructuración, Expansión o Downsizing
· Nuevas campañas de marketing
· Coaching
· Gestión de relación con los clientes
· Cambios en la gestión de RRHH
· Gestión de la cadena de aprovisionamiento

Suelen encararse desde múltiples ángulos y aplicarse sobre cualquier proceso organizacional. Sin embargo, sus usos más frecuente se relacionan con IT y con la gestión estratégica o de procesos operativos.
Para ser efectiva, la gestión del cambio debe ser multidisciplinaria, y contemplar todos los aspectos de la organización. Sin embargo, la implementación de sistemas o nuevos procedimientos y el manejo de la adaptación al cambio son fundamentalmente cuestiones de especialistas de recursos humanos.

¿Cuáles son los pasos a tener en cuenta para que un proyecto de Change Management sea exitoso?

1. DEFINICIÓN de los objetivos del proyecto.
· Definir la visión de cual será la situación final tras el desarrollo del proyecto.
· Creación del equipo global de trabajo.

Una mala definición de estos conceptos puede conllevar indefiniciones y problemas posteriores.

2. DIAGNÓSTICO de la situación actual
En esta etapa se emplearán distintas técnicas de análisis en función de las características del proyecto. Independientemente del proyecto a desarrollar, es indispensable analizar la cultura de la organización, ya que entenderla, es el primer paso para gestionarla correctamente.

3. DESARROLLO del plan de acciones. Innovación

· Establecer el plan de comunicación interna.
· Definir los objetivos concretos que alcanzará.
· Creación de equipos de trabajo

En este momento se definirán los objetivos finales del cambio, cuales serán las tareas a realizar así como los plazos y recursos tanto internos como externos necesarios.
Se definirá la visión del cambio para a partir de ahí definir los objetivos del cambio. Estos objetivos deben ser bastante claros, alcanzables, objetivos y medibles.
Tras haber desarrollado el diagnóstico y los planes de acción, es necesario plasmar toda la visión definitiva del proyecto y comunicarla para conseguir la integración de todos los participantes de la organización. Tener un punto de partida y otro de final para saber en todo momento donde se estaba, a donde se quiere llegar y en qué punto estamos. Conocer en todo momento si se están alcanzando los objetivos así como los recursos empleados y su comparación con lo planificado.

4. IMPLANTACIÓN DEL CAMBIO en las fases definidas.
· Ejecución del plan. Gestión
En esta etapa se deben identificar quienes pueden ser los facilitadores del cambio, y de esta forma conformar el grupo humano que esté al frente de la gestión, y encargado de motivar e incentivar.

5.- SEGUIMIENTO de la solución y CONTROL

Tras la implantación del proyecto, es crítico que haya un seguimiento de los indicadores que se habían definido así como actuar en consecuencia de las desviaciones producidas.
Lo central es cambiar el modo de actuar de las personas. Para tal fin, lo mejor es alterar las emociones. Cuando la gente dentro de una organización se siente diferente, está más dispuesta a actuar diferente. Para ello hay que tener en cuenta no dejar de:

1. Establecer un sentido de urgencia
2. Crear una coalición de liderazgo
3. Desarrollar tanto una visión como una estrategia
4. Comunicar la visión
5. Propiciar que los empleados actúen
6. Obtener victorias a corto plazo
7. Consolidar las ganancias para ganar impulso
8. Anclar los cambios en la cultura

¿Qué entra en juego en los procesos de cambio?

Las actitudes frente a cambios son producto de un entramado complejo de emociones y procesos cognitivos. La complejidad proviene del hecho de que cada uno reacciona ante un cambio de forma diferente. Desde la perspectiva positiva, un cambio puede causar expectativa de oportunidad, renovación, progreso, innovación y crecimiento. Pero también puede provocar sensaciones (igualmente legítimas) de inestabilidad, imprevisión, amenaza y desorientación en los miembros de la organización.
El hecho de que los individuos perciban el cambio con miedo y desmoralización, con excitación y confianza o en algún punto intermedio, depende de la estructura psíquica del individuo, de las acciones del management y de la naturaleza específica del cambio.
La actitud individual frente al cambio tiende a evolucionar en la medida en que éste se vuelve familiar. Las personas pueden atravesar estadíos de aprehensión, negación, enojo, resentimiento, depresión, disonancia cognitiva, aceptación e internalización. El management debe encargarse de que la gente atraviese estos estadíos lo más rápido posible (hasta salteando algunos). Los programas de change management efectivos son en general secuenciales, con medidas preliminares para atacar la aprehensión, negación y resentimiento inicial y luego mutando hacia medidas que apoyan la internalización y aceptación.

¿Qué se espera del Management?

Su primera responsabilidad reside en detectar tendencias en el macroambiente, identificar cambios e iniciar programas de acción. Es importante también estimar el impacto sobre los patrones de comportamiento de los empleados, procesos de trabajo, requerimientos tecnológicos y la motivación. La dirección del proyecto debe asistir las reacciones de los empleados y diseñar un programa de cambio que acompañe a los trabajadores en el proceso de aceptación. El programa debe ser implementado, diseminado dentro de la compañía, monitoreado y ajustado si es necesario. Para eso es clave contar con el apoyo de especialistas, ya que impacta directamente en el éxito del proyecto.
En términos generales, un programa de Change Management debe describir el proceso de cambio y explicar las razones del mismo. La información debe ser completa, confiable, transparente y difundida en el momento apropiado. Además, debe estar diseñado para implementar el cambio en forma efectiva sin descuidar los objetivos de la organización, las tendencias macroeconómicas y las percepciones y emociones de los empleados. Cuando sea posible, es bueno involucrar a los empleados en el proceso mismo de cambio.

…Nosotros, Estratega y Capital Humano, puedemos ayudarlo a…

» Gestionar exitosamente el cambio en los proyectos que emprenda, a través de Gerenciamiento de Proyectos
» Realizar las acciones de capacitación y comunicación necesarias para que el cambio no impacte negativamente en la organización
» Analizar el impacto organizacional que estos cambios pueden implicar
» Definir indicadores para medir la efectividad del cambio
» Ejecutar un Proceso de Coaching interno para asegurar la continuidad del “cambio”