La “estabilidad”: una nueva métrica para proyectos.

Indicadores y métricas del comportamiento de los proyectos

¿Cómo medimos habitualmente el comportamiento de los proyectos? Existen grandes categorías de mediciones: una basada en indicadores simples (tiempo, costo y alcance) y otra en indicadores compuestos tales como NPV (Net Present Value) o el Sistema de Gestión por valor ganado (EVMS, por sus siglas en inglés). En casi la totalidad de los proyectos se utilizan indicadores simples para determinar el estado actual del proyecto en comparación con lo planificado.

El sistema de gestión por valor ganado permite integrar el alcance del trabajo del proyecto con los elementos de costo y el calendario para manejar de manera adecuada la planificación y control del proyecto. La esencia del EVMS consiste en estimar adecuadamente cada elemento del calendario y considerar ese valor como “ganado” al completarlo. El progreso del trabajo en el tiempo entonces puede ser cuantificado y el valor ganado se convierte en una métrica contra la cual comparar tanto el trabajo realizado como la planificación original, tanto en tiempo como en costo.

Si bien esta técnica es de uso común –y obligatorio en proyectos gubernamentales en los Estados Unidos– también es válida para el sector privado y ha sido adoptada por múltiples organizaciones.

La estabilidad en los proyectos
¿Qué es la estabilidad de un proyecto? o ¿Cuándo decimos que un proyecto es “estable”? La estabilidad relativa de un proyecto tiene que ver con la sensibilidad a las variaciones que se presentan en las actividades y recursos frente a condiciones de incertidumbre. Si un proyecto es capaz de absorber variaciones del calendario, resultado de eventos no planificados, entonces decimos que el proyecto es “estable”, en caso contrario, cuando esas alteraciones se propagan y magnifican consideraremos que el proyecto es “inestable”.

Si bien es cierto que puede haber una cierta superposición entre los indicadores multidimensionales de la metodología EVMS y los indicadores y métricas propuestas para medir la estabilidad de los proyectos, deben se entendidos como factores de control diferentes. Ambos conceptos de control de los proyectos comparten el propósito de medir diferencias contra un plan original. Por otra parte, es razonable pensar que un proyecto que muestra poca “estabilidad”, verá reflejada esta condición en varias métricas del EVMS. Cuando se produce una perturbación del calendario, por ejemplo, es necesario realizar un esfuerzo adicional para corregir esta desviación para llevar el proyecto de nuevo a la línea de base, siempre que esto sea posible.

Para aclarar las diferencias entre EVMS y las nuevas métricas de estabilidad es necesario precisar que “estabilidad” es un concepto crítico cuando los recursos en un proyecto son limitados y deben ser cuidadosamente gestionados. Si el calendario de proyecto no es capaz de resistir una variación o cambio no planificado tendremos un problema con la asignación de recursos desde ese momento. Si los recursos a su vez fueran externos a la organización que lleva adelante el proyecto, entonces una ruptura o desviación en la línea de base de tiempo generará mayores costos en la medida en que necesitarán tomar parte del proyecto más temprano (contratar más tiempo) o más tarde (retener el recurso sin asignación).

Los indicadores de estabilidad se dividen en dos grandes grupos:

  • Compensaciones de Recursos: La totalidad de tiempo / hombre en exceso o defecto (tiempo sin trabajo) de los recursos que se utilizan para completar el proyecto. Mide el tiempo que utilizan los recursos para recuperar atrasos o están ociosos porque la tarea que tiene asignada se demora en comenzar.
  • Desviaciones de las Actividades: La totalidad de tiempo de demora o adelanto para las actividades del proyecto (suma de días tarde o temprano para todas las actividades). Índice que mide la proporción entre la suma de los días en que se atrasan las actividades y la suma de los tiempos planificados para las actividades en el intervalo considerado.

Estos nuevos indicadores proveen un marco complementario de control al EVMS y son particularmente útiles en proyectos grandes, con alcances relativamente complejos. Su uso requiere de un Gerente de Proyecto con experiencia y que posea un nivel de capacitación adecuado en la disciplina, preferentemente certificado.

…Nosotros, Estratega, podemos ayudarlo a…

»  Diseñar una metodología liviana para la gestión de proyectos
»  Elaborar los indicadores de un tablero de control de estado de proyectos
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»  Establecer una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)
»  Elaborar un sistema de gestión del valor de proyectos

Acerca del Autor

Raúl Borges es PMP (Project Management Professional), certificación otorgada por el PMI, desde 2005, desde entonces ha desarrollado una intensa actividad en capacitación en gestión de proyectos en ORT (Extensión Académica-Escuela de Integración de Tecnología, Gestión y Negocios), la UCA, la Fundación Libertad y otras instituciones en Argentina y Latinoamérica. En la actualidad desarrolla asimismo actividades de consultoría en gestión de proyectos y mejores prácticas de TI, en empresas del ámbito local y regional, avalada por una vasta experiencia en proyectos en Ternium, Tesur, Banco BCI (Chile) y Omint entre otras.

Ha trabajado en empresas de primer nivel en el área de América Latina (EDS) en posiciones de liderazgo en gestión de proyectos, soporte de negocios y áreas técnicas. Colabora activamente con el Chapter Buenos Aires del PMI, integrando el board y es miembro de la ASQ (American Society for Quality).