Oficina de Gerencia de Proyectos

¿Por qué es necesaria una PMO?

De la misma forma como la disciplina de gerencia de proyectos comenzó a ser reconocida como una habilidad específica, comenzaron a surgir las PMOs, como una manera de proveer una unidad organizacional responsable por procesos de gestión de proyectos. La PMO pasa a ser la casa de los gerentes de proyectos, donde ellos encuentran el respaldo necesario para administrar sus proyectos dentro del plazo, costo y calidad requeridos, por medio de la utilización de métodos y procesos de planeamiento, acompañamiento y control. Además de eso, la PMO es responsable por hacer la ligación entre el gerente de proyecto y la alta administración, por medio de un sistema de feedback que permite el perfeccionamiento continuo de la disciplina en la organización.

Así como la práctica de la gerencia de proyectos ha crecido, hay también una demanda significativa para un método sistemático de implantación de las metodologías, técnicas y herramientas de PM en las organizaciones. La demanda por una gerencia eficiente, la multiplicación del número de proyectos, así como la creciente complejidad de los mismos, son aspectos que justifican la implementación de una Project Management Office.

¿Cuáles son las Funciones de una PMO?

Cuanto más complejo es el modelo adoptado, obviamente mayor será la lista de atribuciones de la PMO. En general, las PMOs son responsables por:

» Prestar servicios internos en gerencia de proyectos (entrenamiento, y desarrollo de profesionales, consultoría interna, acompañamiento de proyectos críticos, etc.)
» Desarrollo e implementación de métodos, procesos y medidas de evaluación (es el guardián de la metodología de gerencia de proyectos)
» Análisis de mejores prácticas (documentación de los éxitos y fracasos, investigación externa sobre las mejores prácticas)
» Ser depositario de la memoria técnica de los proyectos para que modelos y estimaciones puedan ser usadas por gerentes de proyectos.

Además de estas funciones básicas, hay una tendencia de que la PMO debe establecer un puente entre la alta administración y los gerentes de proyectos, de tal forma de alinearlos con las estrategias de negocios.

¿Qué hay que tener en cuenta al iniciar una PMO?

En el momento de decidir la implementación de un PMO, es fundamental que se tengan en cuenta los siguientes aspectos claves del éxito:

» Identificar el nivel de “sponsorship” de la PMO
» Definir los Indicadores de Control de éxito
» Relevar las Expectativas y las Necesidades
» Preparar el Plan de Proyecto
» Definir Funciones e Integrantes
» Prepararse para los cambios Organizacionales
» Alinearse con los Objetivos Estratégicos
» Desarrollar las competencias para el gerenciamiento de proyectos
» Desarrollar metodologías consistentes
» Elegir un proyecto piloto de inicio y ejecutarlo

¿Cómo se lleva adelante la Implementación de una PMO?

En lo que respecta a la implementación de la PMO, hay una convergencia entre los expertos en la materia, de que ello debe ser progresivo. La PMO debe comenzar a operar de forma más sencilla y focalizada, principalmente para mostrar resultados rápidamente. Paulatinamente, sus atribuciones pueden ir sofisticándose, conforme van ganando la confianza del equipo. La cuestión del patrocinio de la alta administración también tiene papel fundamental en la implementación de la PMO.

Las decisiones sobre modelo, porte y atribuciones de la PMO deben llevar en consideración los factores críticos de éxito y fracaso. Una PMO, para obtener éxito, debe funcionar como un catalizador, estableciendo lazos internos y transformando las informaciones dispersas en conocimiento organizacional.

La oficina debe venir para facilitar y no para complicar las acciones de los gerentes de proyectos. En este sentido, debe ser la guardiana de la metodología, pero no esclava de ella, evitando el papel de simple auditora.

El mayor beneficio de la implantación de una PMO es hacer las cosas más fáciles. Administrar proyectos es una tarea compleja y cabe a la PMO, por medio de la automatización de tareas, del uso de modelos, de adecuada utilización de la metodología, crear una atmósfera positiva y respaldar a los gerentes de proyectos. A partir de este ambiente, es posible realizar proyectos con éxito.

¿Cuáles son los Beneficios esperados de una PMO?

La implementación de una PMO no es simple. El éxito está directamente relacionado con el entendimiento de la magnitud de la iniciativa y del correcto planeamiento.

Por eso requiere un alto nivel de compromiso por parte de los organizadores, y altos niveles de profesionalismo en sus participantes para poder llevar adelante los desafíos que generan la implementación y las actividades cotidianas.

Las organizaciones que optan por implementar una PMO puede esperar los siguientes beneficios y resultados de su gestión:

» Mejora en la rentabilidad
» Portfolio optimizado de proyectos
» Reducción de costos en los proyectos
» Mejoras en la Calidad
» Reducción del “Time To Market”
» Reducción de los cambios de alcance
» Reducción de los riesgos de proyecto
» Mejora en los tiempos de respuesta a los cambios de Mercado
» Mejora en la alineación de los proyectos con la estrategia de la compañía
» Mejoras en el gerenciamiento y la integración de recursos
» Mayor participación del equipo de trabajo en todas las fases del proyecto
» Expertise centralizado y consolidación de las actividades de PM
» Mejora de la comunicación relacionada con la organización y los logros de los proyectos
» Mejora en la Imagen de en términos de profesionalismo y de predictibilidad

…Nosotros, Estratega, podemos ayudarlo a…

» Gestionar el Análisis de Necesidades de Implementación de una PMO
» Dimensionar y Definir el Alcance y Diseñar la PMO
» Realizar las acciones de Gerenciamiento Inicial, Capacitación y Comunicación necesarias para que la Implementación sea exitosa
» Analizar el impacto organizacional que estos cambios pueden implicar
» Definir indicadores para medir la efectividad del cambio
» Ejecutar un Proceso de Coaching interno para asegurar la continuidad del la Gestión de la PMO